Делегирование в жизни вебмастера.

Делегирование — это такая организация работы, при которой Вебмастер распределяет между сотрудниками своей команды или фрилансерами — конкретные задания. Можно сказать и иначе: делегирование есть передача другому человеку задачи или действия, которое должен осуществить вебмастер, вместе с необходимыми для этого полномочиями.

Я фанат «принципа Парето» и книги «Принцип рычага» Роба Мура, основная мысль и того и другого заключается в том, что только 20% наших усилий приносит 80% прибыли. Без делегирования такой принцип не сможет существовать.

В нашей работе, не важно, вебмастер ты, владелец сайтов или SEO специалист — очень много мелкой и нудной работы, при этом не требующей глубоких знаний. Как раз её и необходимо делегировать.

Все, на что реально написать подробные инструкцию и что занимает лавину времени, можно кому-то перепоручить.

Когда количество моих сайтов перевалило за 30, я поняла, что либо нужно научиться делегировать, либо вот прямо сейчас я умру (на тот момент я еще и работала в офисе как сотрудник).

Успешное делегирование

В первую очередь очертим, что можно перепоручить, а что — не стоит. Делегировать, в любом случае, надо:

1. Рутинную работу (например крауд-маркетинг, наполнение карточек сайтов и пр.);
2. Специализированную деятельность, ту которую ваши сотрудники могут выполнить лучше, чем вы (например многие делегируют сбор семантического ядра или составление ТЗ);
3. Решение частных вопросов (всегда возникает море мелких развилок в работе, где не требуется ваше участия, а достаточно здравого смысла исполнителей);
4. подготовительную работу (проекты и т.д.).

Вот что дает делегирование:

• Фокусировка на главных задачах. Руководитель, влезающий в каждую мелочь, превращается в «контрол-фрика». Делегирование разгружает руководителя. Пока фрилансер занят написанием и версткой лендинга, директор может подумать о позиционировании и каналах продвижения.
• Обучение кадрового резерва. Постоянная практика делегирования, превращает фрилансеров в стабильных удалённых работников. Постепенно вы, как руководитель, сформируете кадровый резерв, на который можно положиться.
• Высокое качество работы. Часто руководитель считает, что никто лучше него не выполнит задачу, касающуюся его бизнеса. Но если он возьмется не за своё дело, например, за вёрстку сайта, если он не верстальщик, то пострадает качество. Узкий специалист выполнит задачу быстрее и лучше.
• Время на отдых. Руководитель физически не справится с объёмом работы, который по зубам нескольким фрилансерам. Таким образом, с делегированием у вас остаётся свободное время для восстановления сил.

Вообще в каждом конкретном случае проверяйте любое из предстоящих вам дел на возможность делегирования. Руководствуйтесь предельно простым принципом: все, что могут делать сотрудники, должны делать сотрудники.

Никогда не подлежат делегированию:

1. Такие функции вебмастера, как постановка целей, окончательное решение по стратегическим вопросам и контроль результатов;
2. Мотивация сотрудников;
3. Задачи особой важности;
4. Задачи высокой степени риска;
5. Необычные, исключительные дела;
6. Актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснений или перепроверки;
7. Конфиденциальные задачи.

Итак, начиная рабочий день, рассмотрите возможность делегирования каждой имеющейся задачи, выделите те, которые подлежат перепоручению, и действуйте.

Само собой разумеется, что делегирование есть не простое поручение или перепоручение задачи, а такое поручение задачи, которое соотнесено с возможностями и способностями (а также загруженностью!) сотрудников.

Ошибки делегирования для фрилансера

Делегирование значит, не просто, передать другому свою нелюбимую пыльную работу, а передать полномочия и ответственность. Чтобы выполнить задачу, исполнитель подключает необходимые ресурсы и сам отвечает за результат.

Например, скоро 8 марта, и нужно сделать рассылку о праздничной акции. Вы придумали идею, подготовили графику и заказали текст. А потом пошли с пачкой материалов к фрилансеру и поставили задачу — разослать письмо по списку клиентов. Это поручение. А делегирование — когда вы только ставите задачу, а остальное исполнитель делает сам: придумывает идею, составляет план, выполняет сам или привлекает других исполнителей. За вами только финальное утверждение.

При работе с фрилансерами к поручениям будут относиться процессные задачи: транскрибировать, перевести, набрать текст. А к делегированию — результатные задачи: написать статью, Java-скрипт, создать сайт под ключ, придумать сценарий видеоролика.

После делегирования, в отличие от поручения, на выходе должен получиться именно работоспособный продукт. За работоспособность отвечает исполнитель. Например, если вы заказали «транскрибация текста», то на выходе вам отдадут текст, который надо править и редактировать, публиковать такое сразу нельзя. А вот «вычитаю и отредактирую вашу книгу» — серьёзная заявка на делегирование исполнителю полномочий.

Четырнадцать критериев успешного делегирования

1. Делегируйте заблаговременно. Решение о том, что и кому вы хотите или должны поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана на день;
2. Делегируйте, с оглядкой на способности и возможности исполнителя;
3. Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных, изолированных заданий;
4. Каждый раз при делегировании объясняйте, о чем идет речь: позвольте исполнителю полностью погрузиться в вашу задачу, поверьте хороший исполнитель будет этому только рад;
5. Решение однородных задач лучше поручать одному и тому же фрилансеру. Есть у вас автор, который идеально выписывает эзотерику, не нужно давать ему стройку или криптовалюту;
6. Убедитесь в том, что фрилансер может и хочет взяться за работу;
7. Остерегайтесь того, чтобы, так сказать, «для надежности» поручать одну и ту же работу двум фрилансерам, не знающим об этом;
8. Как можно более точно и полно инструктируйте фрилансеров при делегировании. Удостоверьтесь в том, что порученное задание понято правильно. Помните, что фрилансер может сделать только то, что вы ему скажете, а не то, что вы себе представляли или имели в виду при изложении задания (закон «неопределенности отклика»);
9. При инструктировании важно не только объяснять суть задания, но и его смысл и цель;
10. Обеспечьте доступ к любой необходимой информации;
11. Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс;
12. Договоритесь с фрилансером о том, когда, как часто и в какой форме он будет сообщать вам, как продвигается дело, если это конечно долгоиграющее поручение;
13. Контролируйте конечные результаты порученного и немедленно информируйте фрилансера об итогах контроля.
14. Не забывайте оставлять отзывы о работе. Этим вы облегчите жизнь другим заказчикам и поможете фрилансеру.

Таковы критерии (принципы) успешного делегирования. Их соблюдение позволяет избегать многих неприятностей. Но критерии эффективного делегирования не так просто использовать в практике управления.

Где искать фрилансеров для делегирования?

Я уже много лет пользуюсь биржами фриланса. Когда-то я начинала на них как исполнитель, а теперь прихожу как заказчик. Ловите мой личный ТОП Бирж способных облегчить жизнь вебмастера.

KWORK

Kwork – креативная площадка предоставляющая работу широкому спектру специалистов, начиная от иллюстраторов, заканчивая озвучиванием видеороликов.

Главная особенность проекта – стоимость всех услуг, все по 500 рублей. У исполнителей есть рейтинг, в целом очень приятный и удобный интерфейс.

Wprk-Zilla

Work-Zilla – одна из крупнейших бирж. Там можно найти как исполнителей как на мелкие поручения, так и крупные.

Каких специалистов можно для себя найти:

• Копирайтеры;
• Рерайтеры;
• Веб-райтеры;
• Переводчики;
• Контент-менеджеры;
• Трафик-менеджеры;
• Дизайнеры, иллюстраторы;
• Любители соцсетей и форумов (писать комментарии, лайкать, создавать темы на форуме);
• Любые мелкие поручений;
• Верстка, перенос сайтов, все что можно придумать для технического специалиста по сайтам.

Цены заказчик устанавливает самостоятельно. Минимальная оплата 100 рублей.

Qqomment

Qcomment — биржа, которая специализируется только на написании/размещении комментариев и репостов. Если как следует разобраться с настройками, то отличная биржа для крауд — маркетинга.

FL.RU

Сайт FL.RU — старейшая и самая крупная многопрофильная фриланс-биржа в рунете. Нельзя назвать этот ресурс идеальным, но его справедливо называют одним из лучших.  Меня в нем часто напрягает не самый дружелюбный интерфейс, но в целом, можно найти исполнителей на любые проекты.

На что обратить внимание при поиске фрилансера для делегирования

Анкета. Проверьте, как оформлена страница исполнителя. Настоящему специалисту незачем скрывать свои личные данные, поэтому в профиле, помимо имени для идентификации в системе, должны быть реальные фотография (не аватар) и имя.

Если фрилансер указал ссылки на страницы в социальных сетях, проверьте его там. Часто по страницам можно оценить адекватность автора. Обратите внимание на фотоальбом владельца. Откровенные фотографии или фотосеты с вечеринок должны насторожить. Также важно, на что подписан потенциальный исполнитель. Идеально, если это профессиональные сообщества.

Портфолио. Ознакомьтесь с работами из портфолио. Проведите быстрый аудит, чтобы понять, насколько фрилансер подкован технически. Например, если вы смотрите разработанный интернет-магазин, попробуйте заказать товар. Проверьте, присутствуют ли в магазине все необходимые элементы. Бывает так, что разработчик пытается впечатлить дизайном, а вот функционал сайта оставляет желать лучшего. Убедитесь, что работы из портфолио действительно принадлежат фрилансеру. Если смотрите сайт — поищите ссылку на разработчика (обычно снизу, не далеко от копирайта).

Особое внимание в портфолио стоит уделить работам, которые похожи на вашу задачу

Отзывы. Заказчики охотно делятся отзывами о проделанной работе, особенно если результат им не понравился. Проверьте, как работодатели оценивают исполнителя и что о нём пишут. Даже если есть отрицательный отзыв, посмотрите на ответ исполнителя: обычно по ответу видно, случайно ли был получен отрицательный отзыв и насколько адекватно общается фрилансер.

Многопрофильность. Среди фрилансеров можно встретить мастеров на все руки: программирование на PHP, настройка контекстной рекламы, разработка дизайна. Сторонитесь таких исполнителей — не бывает мастеров, у которых всё получается одинаково хорошо. Выбирайте фрилансера, который специализируется в одной узкой отрасли.

«Процессник» или «результатник». Посмотрите, в каких терминах фрилансер описывает свою работу. «Создам контент-план для публикации в VK или Facebook» — указан видимый результат, это результатник, можно рассматривать для делегирования. «Сделаю рутинную работу за вас» — здорово, но это процессник, нежелателен для делегирования полномочий.

Манера общения. Когда вы проверили анкету и портфолио исполнителя, посмотрите, как он общается. Как он отвечает на отзывы, насколько он вежлив. После заказа во время обсуждения деталей проекта сдержанность и заинтересованность — хорошие признаки. Дилетанты часто многословны и обещают золотые горы.

Проверьте, насколько адекватно исполнитель реагирует на уточняющие вопросы

Условия оплаты. Сравните расценки исполнителя со средней стоимостью по рынку. Если цифра сильно отличается — это повод проверить фрилансера ещё раз.

Принцип делегирования фрилансеру

Мы уже выяснили, что делегирование в отличие от поручения подразумевает результирующие цели, а не процессные. Тем не менее, нельзя просто написать фрилансеру «сделай мне интернет-магазин» и ждать. Фрилансер не знает специфики вашего бизнеса, даже если опыта в создании интернет-магазинов у него больше. Руководствуйтесь принципом «ружьё всегда заряжено» — то, что может быть понято неправильно, скорее всего будет понято неправильно. Поэтому:

1. Поставьте чёткую задачу. Развернуто и на понятном языке. Для начала расскажите, какую проблему вы решаете. Почему вы считаете, что решение фрилансера вам подходит. Спросите у фрилансера, что он думает о подходе. Возможно, у него есть предложения или комментарии.

«Владимир, мы запускаем интернет-рассылку по клиентам и посетителям сайта. Сейчас будем собирать базу подписчиков. Нужна форма для сбора контактов, которая работала бы с API сервиса Unisender. Что думаете?»

Если бы это было поручение, то вы бы написали для исполнителя техническое задание. При делегировании более вероятно, что исполнитель составит ТЗ сам и согласует его с вами. Попросите исполнителя описать сценарий работоспособного продукта: если это форма сбора контактов, то что произойдёт, если пользователь неправильно заполнит поле или отправит пустую форму, должны ли подсвечиваться поля по ходу заполнения, что увидит пользователь, когда успешно отправит свой e-mail.

Чтобы приблизить результат к вашим ожиданиям, покажите фрилансеру примеры работ, которые вам нравятся и которые не нравятся. Это упростит задачу и добавит ясности — некоторые элементы сложно описать словами.

И помните о заряженном ружье! Не бывает никаких «это подразумевалось» или «мне казалось, это очевидно». Если вы думали, что по умолчанию пользователю должно приходить письмо об успешной подписке, то для фрилансера «очевидно», что это дополнительная функция. Поэтому вот самый важный лайфхак, о котором обычно забывают:

Перед тем, как фрилансер приступит к работе, попросите его рассказать, как он понял задачу

«Владимир, повторите пожалуйста, как вы поняли задачу. Я не профессионал в этом деле, поэтому мог что-то неправильно сказать. Хочу убедиться, что мы оба правильно друг друга поняли. Так мы избежим большого количества правок в будущем».

Пусть фрилансер по пунктам повторит, что он будет делать. Такой пересказ исключит ситуацию, когда вы и фрилансер под одними и теми же словами поняли разные вещи. Если фрилансер отказывается повторять задачу и говорит «да и так всё понятно», лучше искать другого. Отказ от согласования обычно значит, что исполнитель будет неадекватно реагировать на правки и спорить.

2. Чётко обозначьте сроки. Самая популярная проблема при работе с фрилансерами — срыв сроков. Это потому, что исполнитель берёт одновременно несколько проектов. Он выполняет заказы сразу друг за другом, чтобы обеспечить себя заработком. Сейчас в основном на площадках подбора фрилансеров система сама следит за соблюдением сроков и при просрочке предлагает отменить или перенести заказ.

Поэтому всегда закладывайте сроки с запасом — минимум 20% дополнительного времени. Спросите у исполнителя, что будет, если вдруг он не управится по времени. Самый надёжный исполнитель тот, который  гарантирует сроки финансово: за каждый день просрочки фрилансер предоставляет дополнительный объём работ. К такому «извинению» подрядчики периодически прибегают за просрочку. За досрочное выполнение заказа по возможности назначайте бонус — докупить дополнительную опцию. Такой ход повысит приоритет вашего проекта в очереди. Иногда фрилансеры или площадка сами закладывают возможность чаевых.

Если проект срочный и ответственный — оставьте его проверенным фрилансерам. Новичкам лучше давать не горящие задачи. Но при этом обозначьте жёсткие сроки — если что-то пойдёт не так, можно будет перекинуть задачу. Так вы протестируете, насколько ответственно фрилансер подходит к делу.

3. Запланируйте контрольные точки. Если вы делегировали приличную по объёму задачу, например, создание лендинга, лучше разбейте задачу на несколько подзадач и обсудите их с фрилансером. Для каждой подзадачи установите контрольные точки — время, когда вы будете проверять результат работы. Договоритесь, что через 24 часа фрилансер покажет вам прототип, а через 48 — текст в гуглдоке. Чтобы контролировать было ещё проще, можно использовать специальные сервисы. Дайте фрилансеру доступ к вашему Trello или Asana, это мотивирует.

С контрольными точками вы можете вовремя предотвратить серьёзные проблемы. На первой же точке будет понятно, справляется ли подрядчик с задачей. Если вас не устраивает скорость работы или качество, прощайтесь с исполнителем тут же. Так вы сэкономите время на поиски нового фрилансера.

Я использую для планирования Trello — удобный и бесплатный инструмент. Создайте три типа карточек: список задач, задачи в работе и задачи на проверку. Заполните задачами первый список. Для каждой карточки укажите крайний срок. Все необходимые файлы и ссылки можно оставить в комментариях.

Пусть фрилансер сам перетаскивает задачи по мере их выполнения. Так вы будете постоянно в курсе дел: какие задачи уже можно принимать, и где исполнитель не успевает. Кроме того, не нужно постоянно дергать фрилансера с вопросами о ходе работы.

Как принимать работу и просить о правках

Итак, фрилансер закончил работу и вам нужно её принять. Проверьте работоспособность проекта: если это форма подписки — подпишитесь. Если интернет-магазин — сделайте заказ. Проверьте всю цепочку, через которую придётся пройти обычному пользователю. Параллельно записывайте вопросы, которые у вас возникают.

На этапе проверки важно собрать все замечания и доработки в одном списке. Иначе придётся доставать фрилансера постоянными мелкими правками после сдачи. Поэтому повторите тестирование несколько раз.

Каждый пункт правки нужно описывать подробно. Например, вам кажется, что кнопка отправки должна быть на одном уровне с полем ввода. Комментарий «переместить кнопку на уровень поля ввода» будет выглядеть, как обычная прихоть. Правильно — аргументировать каждое замечание:

«На сайтах наших конкурентов кнопка обычно расположена на одном уровне с полем ввода. Пользователям будет привычнее видеть нашу форму такой же».

По возможности спрашивайте мнение фрилансера, а не просто указывайте на правки и возможные доработки. Так вы сможете получить ценный совет специалиста и, кроме того, обозначить, что уважаете исполнителя как эксперта. Последнее поможет в дальнейших отношениях.

Когда список с доработками готов, отправьте его фрилансеру. Небольшие правки исполнитель, скорее всего, реализует сразу же. За серьёзные доработки, которые не учли на этапе сценариев, придется доплатить. Решения по правкам вне оговоренного сценария исполнитель принимает на своё усмотрение, поэтому важную роль здесь играют сложившиеся между вами отношения. Если вы были вежливы и доверительны, то фрилансер пойдет на уступки.

В ваших интересах продолжить сотрудничество с адекватным подрядчиком, чем каждый раз тратить время на поиски нового. Поэтому, после приёмки, дайте качественную обратную связь: отметьте, что у исполнителя получилось лучше всего, а над чем стоит поработать.

Чек-лист выбора фрилансера для делегирования

Поиск фрилансера и делегирование задачи — ответственный процесс. От него зависит бюджет, сроки и качество проекта. Вот чек-лист, который закрепляет все тезисы статьи. Когда вам понадобится фрилансер — проверьте, соответствует ли он всем необходимым критериям.

Список кандидатов

• Выбрать понравившиеся предложения услуг;
• Из понравившихся выбрать исполнителя по профилю.

Анкета исполнителя

• Убедиться, что профиль живой: с фотографиями и настоящими данными о себе;
• Ознакомиться с портфолио;
• Почитать отзывы;
• Проверить, профильный ли специалист.

Общение с фрилансером

• Проверить на адекватность: приветлив ли, вежлив ли, интересуется ли проектом.

Постановка задачи

• Рассказать в общих чертах о проекте и задаче;
• Составить сценарий по пунктам;
• Показать, что нравится у других.

Согласование задачи

• Попросить исполнителя рассказать, как он понял задачу.

Определение сроков

• Согласовать крайний срок сдачи;
• Определить контрольные точки;
• Договориться о мерах, если сроки не будут соблюдены;
• Назначить бонус за сдачу раньше срока.

Приёмка работы

• Изучить и протестировать проект.
• Составить список всех вопросов и доработок.
• Согласовать список с фрилансером.

Завершение задачи

• Заплатить;
• Поблагодарить;
• Дать обратную связь: что хорошо и над чем стоит поработать;
• Предложить дальнейшее сотрудничество.

Надеюсь, что убедила вас в пользе делегирования и оно станет вашей ежедневной задачей, освободив время на стратегических задачах.

[su_spoiler title=»Закон неопределенности отклика»]Его можно назвать законом зависимости внешних воздействий от внутренних психологических условий (структур). Этот закон основывается на психологических явлениях — апперцепции и наличии стереотипов сознания. Апперцепция — зависимость восприятия от прошлого опыта субъекта. Стереотипы сознания — устойчивые мнения, оценки, суждения, которые неточно и неполно отражают окружающую действительность и влияют на поведение, создавая явные или скрытые коммуникационные барьеры. Как действует этот закон? Разные люди в разное время могут качественно по-разному реагировать на одинаковые воздействия. На банальную грубость в свой адрес один человек ответит грубостью, другой — смолчит, а третий будет стараться успокоить грубияна. Если бы не существовало различий во внутренних психических структурах, то на одно и то же воздействие каждый человек реагировал бы одинаково. «Нам не дано предугадать, как наше слово отзовется», — в этих словах поэта отражена сущность закона неопределенности отклика. Руководителю следует иметь в виду еще одно проявление этого закона, а именно то, что даже один и тот же человек в разное время может качественно по-разному реагировать на одно и то же воздействие. Важно понять, что множество внутренних психологических факторов (настроение, эмоциональное состояние и т. д.) серьезно влияют, а порой и определяют реакции конкретного человека в конкретных ситуациях. Эти факторы невозможно учесть. Не стоит предполагать, что можно всегда и везде предопределить реакцию (отклик) собеседника на какое-либо ваше действие. Отклик нельзя предвидеть — это непреложный закон психологии управления. Рассмотрим на конкретном примере, как действует этот закон. Босс отдает распоряжение и надеется, что оно будет исполнено (ожидает определенного отклика). Иногда так и происходит, а иногда — нет. Представим, что задание выполнено неточно, неправильно или не выполнено вообще. Шеф неудовлетворен. Он пытается выяснить у подчиненного причины, по которым не выполнено задание, и одновременно анализирует ситуацию сам. ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Эвристический метод принятия управленческих решений При этом у руководителя и у подчиненного под влиянием апперцепции и стереотипов сознания имеются свои, иногда диаметрально противоположные, объяснения неисполнительности. Руководитель может счесть своего сотрудника бездельником или саботажником. Подчиненный, в свою очередь, может найти десятки «объективных» обстоятельств в свое оправдание. И шеф, и подчиненный совершают ошибку: первый — потому что избрал непригодный способ взаимодействия с подчиненным, второй — потому что избрал неправильный способ защиты. НАЗАД [/su_spoiler]

[su_spoiler title=»Ружьё всегда заряжено»]Ружьё всегда заряжено — это главный принцип охотников, которые постоянно относятся к ружью так, словно оно взведено (даже если в оружии точно нет патронов). Это помогает вырабатывать правильную привычку. Заранее считайте, что собеседник понял вас неправильно (или не так, как бы вам этого хотелось). Следовательно, если в конце у вас обнаружатся не стыковки и непонимания, вы будете готовы к такому поведению событий. Не стесняйтесь постоянно уточнять то, что вам кажется непонятным и не очевидным. Это только на первый взгляд кажется занудством, на самом деле такое поведение является признаком высокого профессионализма переговоров. НАЗАД[/su_spoiler]